Hasło „stylowanie tekstu” spędza sen z powiek nie tylko śmiertelnikom, ale też wielu redaktorom. Nic dziwnego – niektóre oficyny mają dość konkretne wytyczne dotyczące stylowania (głównie oficyny wydające literaturę faktu czy naukową), inne nie mają takich danych w ogóle, a w jeszcze innych redaktor prowadzący krzyczy „Apage, Satanas!”, gdy widzi stylowanie nawet i samych nagłówków (serio).

Owszem, stylowanie to coś, bez czego można żyć, jednak nieostylowany tekst jest jak sernik bez rodzynek – każdy normalny człowiek spojrzy na niego z obrzydzeniem.

Stylowanie nagłówków poruszę w osobnym wpisie, który za jakiś czas pojawi się tutaj.

Stylowanie – dlaczego warto?

  • Składacze to lubią (znacząco przyspiesza to ich pracę).
  • Prawidłowe ostylowanie tekstu umożliwia zmianę formatowania konkretnych elementów w kilka sekund na przestrzeni całego dokumentu.
  • Znacząco przyspiesza to formatowanie tekstu (używamy predefiniowanych ustawień jednym kliknięciem, bez konieczności każdorazowego nadawania formatowania).
  • Na stylach opiera się np. narzędzie generowania spisu treści.
  • Bardzo ułatwia to nawigowanie po dokumencie.

Gdzie szukać stylów?

Word ma już wbudowany całkiem pokaźny zestaw gotowych stylów, choć żeby odkryć wszystkie, trzeba wiedzieć, gdzie szukać. Najpopularniejsze style (tzw. zalecane), które przydają się w codziennej pracy, znajdziecie w tzw. Galerii stylów, które – trzeba to przyznać – dość mocno rzuca się w oczy w zakładce Narzędzia główne.

Strzałki po prawej stronie pozwalają albo przewinąć rząd stylów, albo od razu rozwinąć całą Galerię. Predefiniowanych ustawień widać tu zaledwie kilkanaście. Jak poznać listę wszystkich stylów wbudowanych w Worda?

Jak widać, stylów dostępnych w Wordzie jest tak naprawdę zatrzęsienie. Jest to sytuacja o tyle zabawna, że… 99% z nich nigdy nie zostanie przez was użyte. To bardzo specyficzne style, które służą do oznaczania rzadko pojawiających się w tekście elementów. Najczęściej są też skonfigurowane tak, że utworzenie nowego stylu będzie po prostu znacznie szybsze.

Jak dodać/usunąć style do Galerii stylów?

Galeria stylów to taki przybornik, który dobrze sobie zorganizować – niepotrzebne na co dzień style będą tylko przeszkadzać, z kolei brak innych formatowań pod ręką może okazać się frustrujący. Dostosowanie Galerii jest jednak bardzo łatwe, jeśli tylko wiesz, co ma się w niej znaleźć.

Jak widać na nagraniu, Galeria u góry ekranu zaczyna wyświetlać dodane do niej na nowo style Nagłówek 2 i Nagłówek 3. Z kolei Nagłówek 4 został z niej usunięty. Jeśli będziesz potrzebować go z powrotem, wystarczy, że przywrócisz go z poziomu okna Style. Nic nie stoi też na przeszkodzie, by nie dodawać go do Galerii, a tylko jednorazowo użyć na zaznaczonym fragmencie tekstu.

Usunięcie stylu z Galerii nie usuwa go z Worda!

Style akapitowe i style znakowe

Style dzielą się na pięć grup i ich rozróżnienie jest, wbrew pozorom, dość istotne:

  • Style akapitowe – taki styl ZAWSZE ostyluje cały zaznaczony akapit, niemożliwe jest zaznaczenie nim np. słowa w środku zdania. Bardzo polecany, jeśli nie chcemy, żeby kawałek akapitu umknął nam bez zmiany formatowania.
  • Style znakowe – umożliwia ostylowanie tylko kawałka tekstu, np. jednego zdania w całym akapicie. Nic nie stoi na przeszkodzie, by taki styl zastosować do całego akapitu, ale wtedy należy pamiętać również o wcześniejszym zaznaczeniu całości i o fakcie, że ten styl nie udostępni ustawień akapitu, np. zmiany interlinii.
  • Style łączone (akapit + znak) – najczęściej spotykane ustawienie, umożliwia zarówno ostylowanie całego akapitu (wystarczy ustawić w nim kursor), jak i zaznaczonego kawałka tekstu. Warto mieć na uwadze, że sposób użycia definiuje też, jakich ustawień użyje Word! Jeśli użyjecie go jako znakowego (i pominiecie nawet jedną kropkę), program uzna użycie za styl znakowy i nie zastosuje ustawień dotyczących akapitu. Obu sposobów użycia nie należy łączyć w ramach akapitu (tj. najpierw nie używać jako znakowego, żeby potem ostylować akapitowo). Wtedy na 100% pojawią się konflikty formatowania.
  • Style tabel i list – pozwalają na tworzenie ustawień właśnie tabel i list w tekstach, ale tymi stylami nie będę się zajmował (a przynajmniej nie w tym wpisie), w beletrystyce się one nie przydadzą.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że style łączone to wyjście najlepsze, bo uniwersalne, ale nie do końca. Niektóre sposoby formatowania niemal nigdy nie będą wymagać od nas np. ustawień akapitowych (np. style odpowiadające wyłącznie za takie formatowanie jak pogrubienie, podkreślenie czy przekreślenie) i w tym przypadku styl znakowy będzie najlepszą opcją – uniemożliwi to przypadkową zmianę formatowania całego akapitu. Z kolei style akapitowe są idealne tam, gdzie musimy wyróżnić cały akapit i jednocześnie potrzebne nam są ustawienia takie jak wcięcia, interlinia czy odstępy przed i po akapicie.

Jak działa to w praktyce?

Tworzenie i modyfikowanie stylów

Dosłownie każdy tekst jest ostylowany (ale niektóre bardziej niż inne), nawet jeśli to tylko podstawowy styl o nazwie Normalny. W pierwszej kolejności załóżmy, że wystarczą nam wbudowane style, ale chcemy je lekko zmienić, np. marzą nam się fioletowe nagłówki – wtedy wystarczy zmodyfikować już istniejący styl, na przykład Nagłówek 1.

Od razu widać też to, o czym wspomniałem wcześniej – wystarczyła zmiana ustawień stylu, by zmiana zaszła w tekście automatycznie we fragmencie, który został oznaczony jako Nagłówek 1.

Oczywiście możliwości edycji nie kończą się na kolorze tekstu.

Zanim przejdziemy do poszczególnych menu, warto przyjrzeć się opcjom nad przyciskiem Formatuj.

  • Dodaj do galerii stylów – pozwala od razu dodać styl do Galerii, z pominięciem ręcznego wyszukiwania go na liście dostępnych stylów. Prawdopodobnie skoro dodajesz nowy styl, to chcesz go od razu użyć, więc zaznaczenie tej opcji jest bardzo wskazane.
  • Automatycznie aktualizuj – pozwala na modyfikowanie stylu z poziomu tekstu, wystarczy zaznaczyć ostylowany fragment (np. Nagłówek 1) i zmienić mu formatowanie (pogrubić, dodać kursywę). Word w tej sytuacji automatycznie zmieni formatowanie stylu, jeśli ta opcja będzie odznaczona, jakakolwiek zmiana ostylowanego fragmentu utworzy styl zmodyfikowany lokalnie, ale nie będzie miało to wpływu na styl oryginalny, występujący w reszcie dokumentu.
  • Tylko w tym dokumencie – jeśli nie planujesz używać stylu poza dokumentem, zostaw zaznaczoną tę opcję.
  • W nowych dokumentach na podstawie tego szablonu – jeśli zaznaczysz tę opcję, styl zostanie dodany do szablonu, z którego aktualnie korzystasz (najczęściej domyślnego szablonu Normal) i będziesz mógł go wykorzystać w kolejnych plikach, które utworzysz w swoim Wordzie. To bardzo fajna opcja, jeśli irytuje was domyślna czcionka Worda – edycja stylu Normalny i zaznaczenie tej opcji sprawi, że kolejne tworzone w Wordzie dokumenty będą miały od samego początku zdefiniowaną konkretną czcionkę, np. Times New Roman 12.

Co kryje się pod przyciskiem Formatowanie?

  • Czcionka – zdecydowana większość opcji z tego okienka znajduje się już w sekcji Formatowanie, ale można znaleźć tu mniej standardowe opcje, np. zapis kapitalikami albo przekreślenie.
  • Akapit – opcje wyrównania, wcięć wiersza, odstępów przed lub za akapitem, interlinia czy wyrównanie tekstu, w drugiej zakładce można także wymusić np. brak dzielenia wyrazów.
  • Tabulatory – służy np. do ustawienia, czy znak tabulacji ma mieć tzw. znak wiodący. W praktyce przydaje się to bardzo rzadko, jeśli w ogóle.
  • Obramowanie – jak sama nazwa wskazuje, ta opcja pozwala na ustalenie formatowania wokół tekstu. Bardzo przypomina opcję z Excela, przydatne, jeśli trzeba wyróżnić mocniej jakiś fragment.
  • Język – w domowym użytku raczej się nie przydaje (chyba że bardzo nie lubicie podkreśleń Worda np. w angielskim cytacie), ale pozwala oznaczyć, jakiego słownika ma Word używać do sprawdzenia tekstu oznaczonego danym stylem. Opcja ta przydaje się przede wszystkim składaczom (program importuje informacje z tych stylów i np. używa prawidłowego słownika do łamania słów z innych języków).
  • Ramka – przyznaję, że jeszcze nie spotkałem się z wykorzystaniem tych opcji w stylowaniu, pozwala ona oczywiście tworzyć ramki tekstowe (efekt jest podobny jak po wstawieniu zakotwiczonej ilustracji, którą można przesuwać). W praktyce przyda się to tylko przy konieczności stworzenia specyficznego designu w pliku, który zostanie bezpośrednio wyeksportowany do formatu PDF, ale takimi rzeczami normalnie zajmuje się składacz.
  • Numerowanie – uwaga, bo to bardzo myląca opcja! To świetny sposób na automatyczne dodanie np. numeracji do rozdziałów (style Nagłówek), ale pod warunkiem, że są one jednopoziomowe. Word wymusi ciągłość numeracji podrozdziałów i na ten przykład pierwszy podrozdział w rozdziale 3 będzie miał numer 3.8, jeśli w rozdziale 1 i 2 było 7 wcześniejszych podrozdziałów.
  • Klawisz skrótu – chyba nie trzeba nic mówić, choć można się napocić, bo Word zajmuje ogromną część możliwych skrótów. Można to ominąć, jeśli styl będzie używany raz na jakiś czas, ale jeśli np. ma być to styl znakowy kursywy, to odpowiednik Ctrl + I na pewno usprawni pracę.
  • Efekty tekstowe – tu można ustawić np. wypełnienie tekstu gradientem albo kontury tekstu. Jeśli nie planujecie pisać blogaska rodem z roku 2000, to nie ma tu nic interesującego i pożądanego w tekście.

Stylowanie tekstu

Samo bezpośrednie stylowanie tekstu jest rzeczą banalną – najwięcej zachodu wymaga tak naprawdę utworzenie odpowiednich stylów i konfiguracja np. skrótów klawiszowych. Tym samym do wyboru mamy dwie możliwości nadania stylu po zaznaczeniu interesującego nas fragmentu:

  • użycie skrótu klawiszowego (jeśli taki został zdefiniowany dla stylu),
  • kliknięcie przycisku w Galerii stylów lub wybranie odpowiedniego stylu w oknie Style.

Tworzenie zestawów stylów

Nowe style można dodać do domyślnego szablonu Worda – to najlepsze rozwiązanie, jeśli potrzebujesz tylko kilku i wiesz, że będą potrzebne ci w większości tekstów, nad którymi pracujesz. Sytuacja ma się inaczej, jeśli np. jedna galeria jest przeznaczona do tekstów A, druga do B, trzecia do C. Każdorazowa konfiguracja Galerii stylów byłaby katorgą.

W takiej sytuacji z pomocą przychodzą tzw. szablony Worda, czyli pliki o rozszerzeniu DOTX. Plik DOTX będzie zawierał wszystkie style z Galerii stylów, które znajdowały się w niej w momencie zapisu (uwaga, będzie zawierał też tekst, który znajdował się w pliku – jeśli chcesz mieć czyste kartki, to wcześniej go usuń).

Word nie pozwoli zmodyfikować szablonu (za każdym razem po jego otwarciu utworzy nowy dokument tekstowy), dlatego jest wielokrotnego użytku.

Taki plik można też wysłać innej osobie – po otwarciu go na swoim komputerze będzie miała dostęp do zdefiniowanych przez ciebie stylów. Niestety ta metoda zawodzi, jeśli odbiorca pliku DOTX używa innego pakietu biurowego niż Microsoft Office. Np. LibreOffice robi solidny bałagan ze zdefiniowanymi stylami.